都城の会社でよく見る「電話で受けた注文を Excel に転記して、Word で請求書を作る」という業務を、Web システムにしたらどうなるか。カラクリオでの作り方と一緒に書いておきます。
Excel のままでよい場合
先に言っておくと、Excel で業務を回してるのは全然悪いことじゃないです。むしろちゃんと回ってるなら、その会社の業務はもう整理されてる。システム化するときに一番大変な「業務を整理する」ところが、もう終わってるんですよね。
なので「Excel をやめましょう」という話ではなくて、困り始めたときにどこをどう変えるか、という話です。
困り始める兆候
だいたいこの3つのどれかが出てきたときです。
- 同時に開けない — 「今○○さんが開いてるから待って」が日常になってる
- 誰かの PC にしかない — 担当の人が休むと、その日は誰も見られない
- 転記が発生してる — 電話で受けた内容をメモに書いて、Excel に打ち直して、さらに Word の請求書にコピペしてる
3番目が一番多いです。同じ情報を3回打ってる。しかも間違えるのはだいたい2回目か3回目。
受注管理の例
よくある「電話で受けた注文を管理する」業務で考えてみます。
いま： 電話を受ける → メモ → 受注一覧.xlsx に入力 → 月末に Word で請求書を作る → 印刷して郵送。受注一覧は事務の PC にあって、現場の人は電話で聞く。
Web システムにすると： 電話を受けながらスマホか PC の画面に入力 → その場で一覧に並ぶ → 現場の人は自分のスマホで今日の分を見る → 月末はボタン一つで請求書 PDF が出る → 新しい注文が入ったら Chatwork に通知。
変わるのはこの4つです。
- ブラウザで開く — インストール不要。事務所でも現場でも自宅でも同じ画面
- 何人でも同時に使える — 「開いてるから待って」が消える
- 入力は1回 — 受注を入れたら、一覧も請求書もそこから作られる
- 履歴が残る — 誰がいつ直したか分かる。「この数字誰が変えた？」がなくなる
最初の4画面
システム化って言うと「大がかりで高い」イメージがあると思うんですが、カラクリオでは逆の作り方をしています。
最初に作るのは4画面だけです。 一覧・入力・検索・出力（PDF や CSV）。これで上の受注管理は回ります。権限管理だのダッシュボードだのは、使ってみて必要になってから足します。最初から全部作ると、使わない機能にお金を払うことになるので。
Excel は捨てません。 システムから CSV で出せるようにしておけば、今までの集計表やグラフはそのまま使えます。「この Excel の集計が優秀で手放せない」っていうのはよくある話で、それはそのまま活かした方がいい。
期間は1〜2ヶ月、その後は月額で育てる。 4画面ならこのくらいで使い始められます。使い始めると「ここも欲しい」が必ず出てくるので、それを月額の枠で順に足していく。最初に全部決めなくていいのが、この進め方の楽なところです。
コードとデータは会社のもの。 これは必ずやってます。カラクリオと連絡が取れなくなっても（ならないようにしますが）、他の会社に引き継げる状態で渡します。
現場で確認すること
「その入力、誰が、いつ、どこでやってるか」は、画面越しだと分からないんですよね。事務所の電話の横にメモ帳があって、そこに書いてから PC に行く、みたいなことは行って見ないと分からない。でもそこが分かると「入力画面は電話を取りながら片手で打てる形にしよう」と決まる。
都城・北諸県、霧島や曽於の事業者さんなら、実際に伺って見させてもらっています。オンラインだけでもできますが、最初の一回は行った方が早いです。
補助金については、対象になりそうなら都城商工会議所などの窓口も一緒に確認しています。
相談の入口
「うちのこの Excel、そろそろ限界かも」と思ったら、いま使っている Excel を見るところから始めています。システムにすべきか、Excel のままちょっと直せば済むか、そこから一緒に考えます。
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